10 trucs pour rendre votre boîte courriel plus mince

par Stéphane Vaillancourt le 25 avril 2014

Que ce soit au travail ou à la maison, il n’est pas toujours facile de réussir à garder sa boite de réception de courriels vide (ou le plus vide possible)… et à l’approche de la période de vacances, il n’est jamais trop tôt pour mettre de bonnes habitudes en place.

Voici donc 10 trucs pour vous aider à garder le contrôle sur votre boite aux lettres virtuelle et vous rendre plus efficace.

 

Désactivez les avis de message

Il n’y a rien de plus distrayant que de voir un avis de message apparaître dans un coin de votre écran de travail. Assurez-vous de désactiver tous les avis (sonores et visuels). Même chose pour votre téléphone. Vous pouvez la configurer pour qu'il ne récupère les messages que lorsque vous ouvrez l'application « Mail ».

 

Gérez mieux le temps consacré aux courriels

Il est rare qu’un courriel nécessite une action de votre part « d’ici 10 ou 15 minutes ». Assurez-vous donc de réserver un bloc de temps (disons de 20 à 25 minutes) environ trois fois par jour afin de ne vous consacrer qu’à la lecture et à l’écriture de courriels.

Aussi, fermez complètement votre logiciel de messagerie entre ces blocs. Vous constaterez un gain en productivité non seulement pour le traitement de vos courriels, mais pour le reste de votre journée, où votre concentration ne sera pas constamment brisée par la vérification de vos courriels.

 

Faites un premier tri

Assurez-vous d’effacer ou déplacer immédiatement tout ce qui ne requiert pas votre attention immédiate. Les infolettres et autres publicités du genre doivent être déplacées dans un dossier « Infolettres » ou un nom du genre.

N’oubliez pas de créer des dossiers pour les sujets plus importants aussi, comme « À faire », « Événements », « Projets », « Voyages », « Famille & Amis »…

 

Archivez vos messages

Ne vous contentez pas de changer le statut de vos messages à « Lu ». Assurez-vous de les archiver (ou les déplacer ailleurs), une fois que vous avez terminé. Votre boite de réception ne se videra jamais si vous y conservez des messages, lus ou non.

 

Utilisez les étiquettes et catégories

Les logiciels comme Outlook et les services de messagerie comme Gmail permettent d’assigner des étiquettes ou des catégories à vos messages. Mieux : certains logiciels et services vous permettent aussi d’assigner une couleur à chacune des catégories. Vous pourrez donc classer et retrouver plus rapidement vos messages en filtrant par étiquette ou catégorie.

 

Déléguez

Si plusieurs personnes font partie d’une discussion et que vous sentez que vous n’êtes pas la personne la mieux placée pour y répondre, pointez dans la direction de la personne qui est la mieux placée.

 

Évitez les réponses inutiles

Parfois, vous n’avez rien de mieux à répondre que « Super! » ou « Tant mieux! ». Ne le faites que si vous le jugez nécessaire. Sinon, vous économiserez de précieuses secondes (maintenant, multipliez ces secondes par le nombre de fois où vous n’aurez plus à le faire… vous voyez?).

 

Désabonnez-vous!

Vous êtes probablement abonné à une tonne d’infolettres que vous ne lisez pas (ou que rarement). Si vous n’avez pas lu les 3 ou 4 dernières infolettres d’un site en particulier, désabonnez-vous : le sujet ne vous intéresse pas autant que vous le pensiez et, croyez-moi, vous ne retournerez jamais lire une infolettre qui date de l’année dernière.

 

Placez des rappels

Parfois, il n’est tout simplement pas possible de traiter un message parce que vous devez parler à quelqu’un ou n’avez pas l’information nécessaire. Certains services ou logiciels de messagerie – Outlook, par exemple - permettent d’assurer un suivi sur vos messages. Assignez une date (demain, la semaine prochaine) et passez au message suivant!

 

Soyez réaliste et ne vous découragez pas

Il peut arriver que votre boite de réception se remplisse à nouveau. Ne tentez pas de vider complètement votre boite de réception après 2 ou 3 semaines de vacances : il y en a probablement trop pour que ce soit réaliste.

Reprenez vos bonnes vieilles habitudes et tout devrait rentrer dans l’ordre d’ici quelques jours.

Que faites-vous pour garder votre boite de réception vide? Avez-vous d’autres trucs ou conseils à partager?