10 trucs pour vous aider à utiliser Outlook efficacement

par Stéphane Vaillancourt le 4 avril 2014

Le logiciel de messagerie Outlook peut sembler complexe à première vue. Après tout, on est loin de l’interface épurée de Gmail ou même d’Outlook.com (anciennement Hotmail).

Par contre, il s’agit de l’un des logiciels de messagerie et planification les plus puissants sur le marché, tant pour les particuliers ou travailleurs autonomes que les entreprises.

J’ai réuni ici 10 trucs et conseils pour tirer profit au maximum de certaines fonctions méconnues de cet outil. À noter que j'ai utilisé la version 2013 du logiciel et que sur les versions antérieures les chemins pour accomplir certaines tâches peuvent être différents.

 

1 – Raccourcis-clavier

Il existe une foule de raccourcis-clavier qui vous feront sauver du temps pour les tâches répétitives.

En voici quelques-uns :

  • CTRL+MAJ+A : Créer un rendez-vous
  • CTRL+MAJ+C : Créer un contact
  • CTRL+N : Créer un nouvel item par défaut (ex : un message, dans l’écran Courrier)
  • CTRL+MAJ+R : Répondre à tous
  • CTRL+1 (ou 2, ou 3…) : Passer en mode Courrier, Calendrier, Contacts, etc.

Pour la liste complète (et officielle) de raccourcis-clavier pour Outlook, visitez cette page du site de Microsoft.

 

2   Les notes

Outlook - Notes

Peu de gens le savent, mais Outlook permet l’ajout de notes, à l’aspect des populaires Post-its.

Il vous suffit de taper MAJ+CTRL+N pour en créer une nouvelle, ou sur CTRL+5 pour ouvrir l’écran de gestion des notes.

 

3   Créez des sous-dossiers

Outlook - Sous-Dossiers

Il peut être très utile de classer vos échanges dans des dossiers. Pour créer un nouveau dossier ou sous-dossier, rendez-vous sur votre boîte de réception dans votre panneau de visualisation, cliquez avec le bouton droit de votre souris et sélectionnez "Nouveau dossier" dans la liste des choix proposés. Il ne vous reste qu'à nommer votre dossier puis à indiquer à quel endroit vous souhaitez que celui-ci soit créé. Vous pourrez ainsi classer vos conversations pour vous y retrouver plus facilement.

 

4 – Utilisez les catégories

Outlook - Catégories

Outlook permet d’assigner une ou plusieurs catégories à un message. Assignez aussi une couleur à chaque catégorie et vous obtenez un système de classement par code de couleur, qui vous simplifiera la vie lorsque vous voudrez retrouver des messages d’un certain type : Document, Facture, Comptabilité, Projet XYZ, Soumission, etc.

 

5 – Recherche par éléments du même type

Outlook - Rechercher éléments du même type

Lorsque l’on cherche un message, plutôt que d’aller taper du texte dans la boite de recherche, vous pouvez lancer une recherche « par éléments du même type ».

Cette méthode, accessible en cliquant avec le bouton droit de votre souris sur un message, vous permet de retrouver les autres messages d’une même conversation, les messages d’un même expéditeur ou les messages de la même catégorie que celle assignée au message à partir duquel vous effectuez votre recherche.

 

6 – Créez un modèle de message

Outlook - Créer un modèle de message 1 de 3

Vous devez souvent rédiger le même type de message? Pourquoi ne pas vous créer un modèle?

Créez un nouveau message avec un sujet le décrivant clairement. Retirez toute signature, si Outlook est configuré pour ajouter automatiquement une signature.

Cliquez « Fichier / Enregistrer sous », donnez-lui un nom de fichier, puis choisissez « Modèle de message Outlook (.oft) » (voir image ci-dessus).

Pour composer un message en vous servant de ce modèle, à l’avenir, cliquez sur l’onglet « Accueil » en haut de l’écran d’Outlook, sur « Nouveaux éléments », « Autres éléments », puis « Choisir un formulaire ». Choisissez enfin « Modèles dans le fichier système », au haut de la fenêtre de sélection et cliquez sur « Ouvrir ». Vous pourrez alors ajuster votre message avant de l’expédier à quelqu’un, sans affecter votre modèle original.

Outlook - Créer un modèle de message 2 de 3

Outlook - Créer un modèle de message 3 de 3

 

7 – Atteignez la « Boite de réception zéro »!

Outlook - A Lire

Traitez vos messages à mesure qu’ils arrivent, pour vous éviter d’avoir trop de courriels à gérer (ce qui vous fera perdre un temps fou). Créez-vous un dossier « À lire » et glissez-y les messages que vous ne pouvez traiter immédiatement. Assurez-vous que leur statut soit à « Non lu » afin que vous puissiez garder le compte des messages « À lire » dans ce dossier.

 

8 – Ajoutez un rappel à un message

Outlook - Rappel

Vous ne pouvez répondre immédiatement à un message? Ajoutez un rappel en faisant un clic-droit sur le message, puis en cliquant sur « Assurer un suivi ». Vous pourrez alors déterminer une date à laquelle vous serez en mesure de vous occuper de ce message.

Les « suivis » se retrouvent dans la section « Tâches » d’Outlook.

 

9 – Désabonnez-vous des listes inutiles

Au fil du temps, on s’abonne à une foule de listes d’envoi, de trucs promotionnels. Désabonnez-vous régulièrement des listes dont vous avez effacé les 10 derniers messages ou qui ne vous intéressent plus assez pour les lire dans un délai raisonnable. Vous limiterez le nombre de messages qui entrent dans votre boite de réception et sauverez ainsi du temps de lecture.

 

10 – Récupérez rapidement un message effacé par erreur

La combinaison CTRL-Z fonctionne à merveille pour récupérer un message effacé par erreur. Mieux, elle fonctionne aussi pour un groupe de messages effacés en bloc!

N’hésitez pas à ajouter vos propres trucs qui vous permettent de sauver du temps dans Outlook afin de permettre aux autres lecteurs d’en profiter.